ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) มีกี่แบบ พร้อมขั้นตอนการลงทะเบียน  

ในทุกวันนี้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวนไม่น้อยทีเดียว ที่ต้องต่อสู้กับการบริหารจัดการเกี่ยวกับการออกเอกสารใบกำกับภาษี และกว่าจะทำการจัดส่งให้กรมสรรพากรก็ยุ่งยากไม่ใช่น้อย บางครั้งก็ทำเอกสารสูญหายไปยังไม่ทันได้ยื่นสรรพากรจนถึงขั้นต้องเสียค่าปรับเสียดอกเบี้ยอีก  

แต่ปัญหานี้จะหมดไปเมื่อกรมสรรพากรมีการพัฒนาระบบบริการจัดทำและนำส่งข้อมูล ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นตามโครงการระบบภาษีและเอกสารธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ ภายใต้แผนโครงสร้างพื้นฐานระบบการชำระเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ ซึ่งเป็นการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษา ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยการชำระเงินผ่านระบบ e-Payment โดยมีการเชื่อมโยงระบบการชำระภาษีเข้ากับระบบการชำระค่าสินค้าและบริการ เพื่อสร้างความสะดวก รวดเร็ว ป้องกันการสูญหายได้ 

โดยผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามาถขอลงทะเบียนเข้าสู่ระบบ e-Tax Invoice ได้ 2 แบบ คือ

1.ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

2.ระบบ e-Tax Invoice by Email

ทั้งนี้ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ทั้ง 2 ระบบ จะมีความแตกต่างกันตามขนาดธุรกิจของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถเลือกจดได้เพียงแบบใดแบบหนึ่งเท่านั้น ซึ่งสามารถอธิบายได้ดังนี้

1.ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

e-Tax Invoice & e-Receipt เป็นระบบบริการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งผู้ประกอบการต้องจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับให้อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมกับมีการลงลายมือชื่อดิจิตัล (Digital Signature) ที่มีความปลอดภัยและเป็นมาตรฐานสากล และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร

ทั้งนี้ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่ออกผ่านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt จะเป็นมาตรฐานที่มีผลทางกฎหมาย โดยจะต้องระบุหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ และลายมือชื่อดิจิทัลเป็นเครื่องยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี และรับรองถึงความถูกต้องของข้อมูล

ขั้นตอนการยื่นคำขอจัดทำใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt)

1.เข้าเว็บไซต์เพื่อยื่นคำขอที่กรมสรรพากร

2.ดาวน์โหลดโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer Free และติดตั้งลงเครื่องคอมพิวเตอร์

3.เชื่อมต่ออุปกรณ์ Token หรือ HSM ที่จัดเก็บใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์กับเครื่องคอมพิวเตอร์

4.กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร และตรวจสอบข้อมูล

5.ลงลายมือชื่อใน บ.อ.01 และข้อตกลง จากนั้นตรวจสอบอีเมล และสร้างบัญชีผู้ใช้งาน

6.ตรวจสอบรายชื่อผู้ได้รับอนุมัติ บ.อ.01 ได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร

2.ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Invoice by Email 

e-Tax Invoice by Email เป็นระบบบริการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมล ซึ่งเหมาะกับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มรายย่อยที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และออกใบกํากับภาษีจำนวนไม่มาก ไม่มีการบริหารจัดการด้านเอกสารที่เป็นระบบขนาดใหญ่ รวมถึงอาจยังไม่พร้อมที่จะออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนดผ่านระบบกลางของ สพธอ.ได้ 

โดยขั้นตอนในการจัดทำไม่ยากและไม่ซับซ้อน ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอีเมล โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) และระบบจะส่งไฟล์ข้อมูลให้กับผู้ซื้อและผู้ขายสินค้า เพื่อจัดเก็บหรือใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่อไป

ขั้นตอนการยื่นคำขอจัดทำ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice by Email) 

1.เข้าเว็บไซต์เพื่อยื่นคำขอที่กรมสรรพากร

2.กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรและตรวจสอบข้อมูลพิมพ์เอกสาร ก.อ.01 เพื่อลงนาม

3.สแกน ก.อ.01 และเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่ออัปโหลดเอกสาร

4.กรมสรรพากรตรวจสอบความถูกต้องและจัดส่งเอกสารยืนยันทางไปรษณีย์ พร้อมรหัสยืนยัน (Activate Code)

5.ยืนยันตัวตนผ่านทางเว็บไซต์ และกำหนดรหัสผ่านภายใน 15 วันทำการ

6.แจ้งอีเมลที่ประสงค์จะใช้ในการส่งใบกำกับภาษี และใบรับ

7.ตรวจสอบรายชื่อผู้ได้รับอนุมัติ ก.อ.01 ได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร

เอกสารที่ต้องใช้

1.แบบ ก.อ.01 โดยให้ผู้มีอำนาจลงนามลงลายมือชื่อ พร้อมตราประทับ

2.เตรียมหนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลที่นายทะเบียนออกให้ไม่เกิน 6 เดือน พร้อมลายเซ็นและตราประทับ

3.สำเนาบัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนามที่ลงลายมือชื่อในแบบ ก.อ.01 ที่มีการลงนามรับรองเอกสารถูกต้อง 

ความแตกต่างระหว่าง e-Tax Invoice & e-Receipt กับ e-Tax Invoice by Email 

ดังนั้นผู้ประกอบการสามารถเลือกให้เหมาะกับขนาดธุรกิจของตนเองได้ เช่น หากเป็นธุรกิจที่มีขนาดใหญ่มีเอกสารเป็นจำนวนมาก แนะนำให้เลือกใช้แบบ e-Tax Invoice & e-Receipt แต่ถ้าธุรกิจมีขนาดเล็ก มีเอกสารไม่มาก แนะนำให้เลือกแบบ e-Tax Invoice by Email จะดีกว่า ซึ่งข้อดีของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยลดปัญหาการจัดการข้อมูลหรือเอกสาร ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสารได้อีกด้วย ทั้งนี้หากผู้ประกอบการยังไม่เข้าใจเกี่ยวกับการทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์นักบัญชีที่มีความเชี่ยวชาญก็สามารถแนะนำวิธีการทำพร้อมให้คำปรึกษาได้เช่นกัน