เปิดข้อมูล หลักการทำ e–Tax Invoice สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
หากผู้ประกอบกิจการมีรายได้เข้าเกณฑ์ถึง 1.8 ล้านบาท จะต้องมีหน้าที่ต้องยื่นขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และหลังจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องจัดทำรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย รวมถึงทำแบบ ภ.พ.30 พร้อมเอกสารใบกำกับภาษี เพื่อนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มแก่กรมสรรพากรทุกเดือน ถึงแม้ว่าในเดือนนั้นๆ จะไม่มีรายได้หรือรายจ่ายเลยก็ตาม ก็ต้องนำส่งแบบ ภ.พ.30 เปล่าแก่กรมสรรพากรด้วย
ดังนั้น การจัดทำ e-Tax Invoice และการจัดเก็บ รวมถึงส่งมอบไฟล์ข้อมูลให้กับผู้ซื้อ สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่จด VAT จะมีความสะดวกมากขึ้น เมื่อเข้าระบบ e-Tax Invoice by Email ซึ่งกรมสรรพากรได้กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการในการดำเนินการจัดทำ การส่ง หรือการเก็บรักษาใบกำกับภาษี ไว้หลายประการ ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถศึกษาได้จากข้อมูลที่จะนำเสนอดังนี้
ธุรกิจแบบไหน ที่ควรใช้ระบบ e-Tax Invoice by Email
ระบบการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมล หรือ
e-Tax Invoice by Email จะเหมาะกับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มรายย่อยที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และออกใบกำกับภาษีจำนวนไม่มาก ไม่มีการบริหารจัดการด้านเอกสารที่เป็นระบบขนาดใหญ่ รวมถึงอาจไม่พร้อมที่จะออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนดผ่านระบบกลางของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้
ในส่วนของขั้นตอนการจัดทำจะไม่ยุ่งยากและไม่ซับซ้อน ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษา e-Tax Invoice ผ่านทาง Email ได้ โดยการประทับรับรองเวลา และระบบจะส่งไฟล์ข้อมูลให้กับผู้ซื้อและผู้ขายสินค้า เพื่อจัดเก็บหรือใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่อไป
เงื่อนไขการจัดทำ e-Tax Invoice by Email
เนื่องจากทางกรมสรรพากรได้กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการในการดำเนินการจัดทำ การส่ง และการเก็บรักษา e-Tax Invoice โดยการประทับรับรองเวลา เพื่อเป็นทางเลือกของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ในการจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา e-Tax Invoice ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งผู้มีสิทธิยื่นคำขอจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา 77/1(6) แห่งประมวลรัษฎากร โดยสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้
1.ระบบการจัดทำ e-Tax Invoice ทางอิเล็กทรอนิกส์
– ผู้ประกอบการสามารถจดทะเบียนยื่นคำขอผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร
– อธิบดีประกาศรายชื่อผู้ที่มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษี
– ผู้ประกอบการจดทะเบียนออก e-Tax Invoice ได้ เมื่อแจ้งที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร
2.เอกสารที่ต้องจัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
– ใบกำกับภาษี (เต็มรูป) ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
– ใบเพิ่มหนี้ ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร
– ใบลดหนี้ ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร
3.การนำส่งข้อมูลให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนส่งข้อมูล e-Tax Invoice ทางที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้แจ้งต่อกรมสรรพากร ไปยังที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ และที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของระบบประทับรับรองเวลา
4.ข้อความใน e-Tax Invoice ไม่ถูกต้องครบถ้วน ไม่ว่าผู้ประกอบการจดทะเบียนจะเห็นเอง หรือเมื่อได้รับการร้องขอให้ยกเลิก e-Tax Invoice ฉบับเดิม ซึ่งได้จัดทำและส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการแล้ว ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนดำเนินการดังนี้
– กำหนดเลขที่ e-Tax Invoice ฉบับใหม่เป็นเลขที่ใหม่ และระบุ วัน เดือน ปี ที่ได้จัดทำ e-Tax Invoice ฉบับใหม่
– จัดทำข้อความที่แสดงว่า เป็นการยกเลิกและออก e-Tax Invoice ฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ ลงวันที่ หรือข้อความอื่นใดในลักษณะเดียวกัน และหมายเหตุ การยกเลิกใบกำกับภาษีไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำ e-Tax Invoice ฉบับใหม่
5.กรณี e-Tax Invoice เกิดความเสียหายหรือสูญหาย กรณีนี้ผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่จำต้องออกใบแทนใบกำกับภาษี แต่สามารถส่งใบกำกับภาษีฉบับเดียวกันที่ได้รับจากการประทับรับรองเวลาให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการได้
6.การเก็บรักษาข้อมูล
– ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการรักษาความถูกต้องของข้อความตั้งแต่การสร้างข้อความเสร็จสมบูรณ์และสามารถแสดงข้อความนั้นในภายหลังได้
– เก็บข้อมูลใบกำกับภาษี โดยสามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้ โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง
– เก็บรักษาข้อมูลใบกำกับภาษีให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นอยู่ในขณะที่ได้สร้าง ส่ง หรือได้รับข้อมูลใบกำกับภาษีนั้น หรืออยู่ในรูปแบบที่สามารถแสดงข้อความที่สร้าง ส่ง หรือได้รับให้ปรากฏอย่างถูกต้องได้
– เก็บรักษาข้อความส่วนที่ระบุถึงแหล่งกำเนิด ต้นทาง และปลายทางของใบกำกับภาษี ตลอดจนวันและเวลาที่ส่งหรือได้รับข้อความดังกล่าว
7.ข้อความที่ต้องระบุไว้ในชื่อเรื่องของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
– ในใบกำกับภาษี ให้ระบุ “วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี (INV) (เลขที่ใบกำกับภาษี)”
– ในใบเพิ่มหนี้ ให้ระบุ “วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้ (DBN) (เลขที่ใบเพิ่มหนี้) (เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม)”
– ในใบลดหนี้ ให้ระบุ “วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้ (CRN) (เลขที่ใบลดหนี้) (เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม)”
– การยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่ ให้ระบุ “วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษีใหม่ (INV) (เลขที่ใบกำกับภาษีใหม่) (เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม)”
8.ระยะเวลาบังคับใช้ โดยมีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2566 เป็นต้นไป สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ เว็บไซต์กรมสรรพากร
ดังนั้นหากกิจการขนาดเล็กที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว สามารถสมัครเข้าระบบ e-Tax Invoice by Email ได้โดยการเข้าไปที่เว็บไซต์เพื่อยื่นคำขอได้จากกรมสรรพากร จากนั้นกรอกเลข เพื่อจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน ประจำตัวผู้เสียภาษีอากรและตรวจสอบข้อมูล พิมพ์เอกสาร ก.อ.01 เพื่อลงนาม สแกน ก.อ.01 และเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่ออัปโหลดเอกสาร หรือหากเจ้าของธุรกิจคิดว่ามีความยุ่งยากและมีรายละเอียดมากเกินไป สามารถปรึกษากับสำนักงานบัญชีคุณภาพ เพื่อจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน
