บิลเงินสดคืออะไร? การใช้บิลเงินสดในบัญชีและภาษีของธุรกิจในประเทศไทย

บิลเงินสด คืออะไรในโลกของธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจ SME ร้านค้า หรือธุรกิจที่ซื้อขายหน้าร้าน การออก บิลเงินสด (Cash Bill) เป็นเรื่องที่พบได้บ่อยและเป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชีที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะเป็นเอกสารที่ใช้แสดงการรับชำระเงินสดจากลูกค้า แต่หลายคนอาจยังไม่เข้าใจถึงความแตกต่างระหว่างบิลเงินสดกับใบเสร็จรับเงิน หรือผลกระทบทางภาษีและบัญชีหากใช้ไม่ถูกต้อง

บทความนี้จะอธิบายให้คุณเข้าใจอย่างละเอียดเกี่ยวกับบิลเงินสด ครอบคลุมทั้งการใช้งาน การจัดเก็บ และข้อควรระวังต่างๆ

บิลเงินสดคืออะไร?

บิลเงินสดคือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ลูกค้าเมื่อได้รับเงินสดทันทีจากการขายสินค้า หรือบริการ บิลนี้แสดงรายละเอียดของรายการสินค้า จำนวนเงิน และวันที่รับเงิน โดยทั่วไปมักจะใช้กับธุรกิจที่ไม่มีการออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ

องค์ประกอบของบิลเงินสด

• ชื่อผู้ขาย / ชื่อร้าน
• ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)
• หมายเลขบิล / เลขที่ใบเสร็จ
• วันที่ออกบิล
• รายละเอียดสินค้า หรือบริการ
• จำนวนเงิน (รวมภาษีหรือไม่รวมขึ้นอยู่กับรูปแบบ)
• ลายเซ็นผู้มีอำนาจ

บิลเงินสดต่างจากใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีอย่างไร?

ประเภทเอกสาร	รายละเอียด	ใช้ในการยื่นภาษีได้หรือไม่?
บิลเงินสด	เอกสารรับเงินทั่วไป	❌ ไม่สามารถใช้เป็นภาษีซื้อได้
ใบเสร็จรับเงิน	ใช้ยืนยันว่ารับเงินแล้ว	❌ เฉพาะยืนยันการชำระเงิน
ใบกำกับภาษีเต็มรูป	มีภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แสดงชัด	✅ ใช้หักภาษีซื้อได้

สรุป: หากธุรกิจของคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การใช้ “ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ” จะเหมาะสมมากกว่าการใช้บิลเงินสด เพราะจะสามารถใช้หักภาษีซื้อ-ขายได้อย่างถูกต้อง

การใช้บิลเงินสดอย่างถูกต้องตามหลักบัญชี

ใครบ้างที่สามารถออกบิลเงินสดได้?

• ร้านค้าทั่วไป (ที่ไม่ได้จด VAT)
• ร้านอาหาร, ร้านเสริมสวย, ร้านขายของชำ
• ธุรกิจขนาดเล็ก หรือผู้ให้บริการที่รับเงินสดทันที

การบันทึกบัญชีจากบิลเงินสด

เมื่อมีการออกบิลเงินสด ควรบันทึกเป็นรายการรับเงินสดในบัญชี โดยสามารถจัดเป็นหมวด

• รายได้จากการขายสินค้า
• รายได้จากการให้บริการ
• รายได้อื่นๆ (ถ้ามี)

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี (ระบบเงินสด)

บัญชี	เดบิต	เครดิต
เงินสด	1,000 บาท
รายได้จากการขาย		1,000 บาท

ความเสี่ยงและข้อควรระวังในการใช้บิลเงินสด

แม้บิลเงินสดจะใช้ง่ายและสะดวก แต่ก็มีข้อจำกัดหลายประการ

1. ไม่สามารถนำไปหักภาษีซื้อได้
2. ไม่มีผลทางภาษีหากไม่แสดงในรายงานบัญชี
3. อาจโดนตรวจสอบจากกรมสรรพากร หากมีการออกจำนวนมากผิดปกติ

ข้อแนะนำ: ถ้าคุณมีธุรกิจที่มีรายได้สูง หรือมีการขายจำนวนมาก ควรพิจารณาออกใบกำกับภาษีอย่างถูกต้องแทนการใช้บิลเงินสด

วิธีจัดเก็บบิลเงินสดอย่างเป็นระบบ

การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบมีความสำคัญเพื่อใช้ตรวจสอบย้อนหลัง และยื่นภาษี

เคล็ดลับในการจัดเก็บ

• ใช้แฟ้มแยกตามเดือนหรือประเภทของรายได้
• ทำสำเนาเก็บไว้ในรูปแบบดิจิทัล
• บันทึกเลขที่บิล และวันที่ไว้ในโปรแกรมบัญชีหรือ Excel
• ตรวจสอบความครบถ้วนก่อนส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี

ซอฟต์แวร์และเครื่องมือช่วยออกบิลเงินสด

ในปัจจุบันมีโปรแกรมและแอปที่ช่วยในการออกบิลเงินสดให้ดูเป็นมืออาชีพ เช่น

• FlowAccount
• PEAK
• QuickBooks (สำหรับผู้ที่ใช้ระบบบัญชีเต็มรูปแบบ)
• โปรแกรม Excel แบบกำหนดเอง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบิลเงินสด

Q: ออกบิลเงินสดได้ไหมถ้าไม่มีเลขผู้เสียภาษี?

• A: ได้ หากไม่ได้จด VAT แต่แนะนำให้ใส่ข้อมูลให้ครบเพื่อความน่าเชื่อถือ

Q: ต้องเก็บบิลเงินสดไว้นานแค่ไหน?

• A: ควรเก็บไว้ อย่างน้อย 5 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด

Q: สามารถใช้บิลเงินสดเป็นหลักฐานยื่นขอสินเชื่อได้ไหม?

• A: ขึ้นอยู่กับธนาคาร โดยทั่วไปจะพิจารณารายรับผ่านบัญชีธนาคารควบคู่กัน

สรุป บิลเงินสดกับการจัดการบัญชีอย่างมีประสิทธิภาพ

บิลเงินสดเป็นเอกสารพื้นฐานที่มีบทบาทสำคัญในการบริหารรายรับของธุรกิจ แม้จะไม่สามารถใช้ในการหักภาษีได้ แต่ก็เป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชีที่ควรจัดการอย่างรัดกุม หากใช้อย่างถูกต้อง ร่วมกับการจัดเก็บและบันทึกบัญชีที่เป็นระบบ จะช่วยให้ธุรกิจของคุณมีความน่าเชื่อถือและพร้อมสำหรับการตรวจสอบจากภาครัฐ PM Accounting รับทำบัญชี

ติดต่อเรา

• สถานที่ : 1239/144 หมู่บ้าน เดอะ มิราเคิล ซอยเพชรเกษม 63
• เบอร์โทร : 082-441-6529
• Email : pm.audit.acc@gmail.com
• LINE : @pmac
• เว็บไซต์ : pmaccounting.net