องค์ประกอบ บัญชีเงินเดือน ที่กิจการควรรู้

การจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานบริษัท ถือเป็นส่วนหนึ่งของงานทางด้านบัญชีที่สำคัญอย่างหนึ่งในรายการค่าใช้จ่ายของบริษัท และข้อมูลดังกล่าวต้องมีการคำนวณได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และครบถ้วน ซึ่งกระบวนการทำงานของ บัญชีเงินเดือน จะประกอบด้วย 3 เรื่องหลักคือ การขึ้นทะเบียนประกันสังคม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และการนำส่ง ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก

ดังนั้นเจ้าของกิจการจะต้องมาทำความเข้าใจในรายละเอียดเกี่ยวกับองค์ประกอบหลักของบัญชีเงินเดือนที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น  สามารถอธิบายได้ดังนี้

การขึ้นทะเบียนประกันสังคม

เมื่อใดก็ตามที่กิจการรับพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป นายจ้างจะต้องจ่ายค่าจ้าง ซึ่งกิจการจะต้องมีการทำบัญชีเงินเดือนในส่วนนี้ด้วย ดังนั้นเจ้าของกิจการจะต้องขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตนภายใน 30 วันทำการ โดยนับจากวันแรกที่เข้าทำงาน ที่สำนักงานประกันสังคม ซึ่งหมายรวมถึงเมื่อกิจการมีการจ้างพนักงานใหม่เพิ่มเติม เจ้าของกิจการต้องลงทะเบียนเป็นผู้ประกันตนภายใน 30 วัน นับจากวันแรกของการจ้างงานเช่นกัน และหักเงินสมทบพนักงานทุกครั้งที่จ่ายค่าจ้างหรือเงินเดือน

นอกจากนี้ยังต้องจัดทำเอกสารตามแบบฟอร์ม สปส.1-10 ส่วนที่ 1 และ สปส.1-10 ส่วนที่ 2 แล้วทำการนำส่งให้ประกันสังคมทราบภายใน 15 วันของค่าจ้างหรือเงินเดือนแต่ละครั้ง เพื่อเป็นการคุ้มครองเดือนแห่งการทำงาน และไม่ลืมกรอกบัญชีเงินเดือนให้ครบถ้วน

โดยค่าตอบแทนที่ถือเป็นค่าจ้างต้องยื่นประกันสังคม มีดังนี้ เงินเดือน ค่าครองชีพ ค่าเข้ากะ ค่าจ้างรายวัน เงินประจำตำแหน่ง ค่าแรง ค่าคอมมิชชั่น (ที่ถือเป็นค่าจ้าง)  

การคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย 

สำหรับพนักงานที่ได้รับเงินเดือนถึงเกณฑ์ที่ต้องเสียภาษี รายการที่ต้องลงในบัญชีเงินเดือนในส่วนนี้คือ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดยวิธีการคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย สำหรับบัญชีเงินเดือน คือต้องคำนวณเงินได้สุทธิของพนักงานก่อน สูตรคือ (รายได้ – ค่าใช้จ่าย – ค่าลดหย่อน) x อัตราภาษี = ภาษีที่ต้องจ่าย โดยจะมีอัตราการหัก ณ ที่จ่ายมากหรือน้อยให้เปรียบเทียบจากตารางภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ภาษีก้าวหน้า) สรุปได้ดังนี้ 

อัตราภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

    เงินได้สุทธิ 0 – 150,000 บาท (ได้รับการยกเว้นภาษี)

เงินได้สุทธิ 150,001 – 300,000 บาท (อัตราภาษี 5%)

เงินได้สุทธิ 300,001 – 500,000 บาท (อัตราภาษี 10%)

เงินได้สุทธิ 500,001 – 750,000 บาท (อัตราภาษี 15%)

เงินได้สุทธิ 750,001 – 1,000,000 (อัตราภาษี 20%)

เงินได้สุทธิ 1,000,001 – 2,000,000 บาท (อัตราภาษี 25%)

เงินได้สุทธิ 2,000,001 – 5,000,000 (อัตราภาษี 30%)

เงินได้สุทธิ 5,000,001 บาทขึ้นไป (อัตราภาษี 35%)

อย่างไรก็ตาม หากเงินได้สุทธิไม่เกิน 150,000 บาท จะไม่หักภาษี ณ ที่จ่าย แต่เมื่อนำมาคำนวณแล้วต้องจ่ายภาษีเพิ่มเติม กิจการจะนำยอดภาษีเงินได้ที่คำนวณได้ดังกล่าวมาหารด้วย 12 เพื่อให้ได้จำนวนเงินที่ต้องหัก ณ ที่จ่ายในแต่ละเดือน 

โดยจะแสดงรายการในสลิปเงินเดือนทุกเดือน พร้อมกับออกเป็นเอกสารใบ 50 ทวิ ชี้แจงรายละเอียดต่างๆ ให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานนำไปยื่นภาษีประจำปี แต่ถ้าหากมีค่าลดหย่อนมาช่วยอีกจนไม่ต้องเสียภาษีเพิ่ม ภาษีที่ถูกหัก ณ ที่จ่ายไปแล้ว พนักงานสามารถขอเงินคืนได้

ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก คืออะไร นำส่งแบบไหน

การหักภาษี ณ ที่จ่าย จากบัญชีเงินเดือน เป็นกระบวนการที่บริษัทต้องดำเนินการในการหักเงินภาษีจากเงินเดือนของพนักงานที่ได้รับเงินเดือนสูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนด และบริษัทจะต้องหักเงินภาษีจากเงินเดือนของพนักงานและส่งให้กับกรมสรรพากรตามอัตราร้อยละที่กำหนด โดยบัญชีเงินเดือนในส่วนของเอกสารที่ต้องยื่นส่งสรรพากร จะแบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ 

1.ภ.ง.ด.1 เป็นภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่าย ซึ่งเป็นเงินภาษีที่นิติบุคคลหรือบริษัท มีหน้าที่หักตามมาตราที่ 40 เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง ซึ่งการหักเงินภาษีจะเกิดขึ้นต่อเมื่อผู้จ่ายเงินได้มอบหมายงานให้ผู้มีรายได้ และเมื่องานนั้น สิ้นสุดลงผู้จ่ายเงินจะทำการหักภาษี ณ ที่จ่ายทันที ก่อนที่จะจ่ายเงินที่เหลือหลังจากการหักภาษีให้กับผู้มีรายได้ ซึ่งภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่ายจะต้องนำส่งกรมสรรพากรไม่เกินวันที่ 7 ของเดือนถัดไป

2.ภ.ง.ด.1ก เป็นการสรุปรายชื่อและจำนวนเงินที่ได้มีการจ่าย และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่ถูกหักไว้ใน ภ.ง.ด. 1 แต่ละเดือนมาแสดงรวมกันทั้งปี โดยจะยื่นภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป

กล่าวโดยสรุป กิจการควรให้ความสำคัญกับการบันทึกบัญชีเงินเดือนตามที่กล่าวมาทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่ากิจการจะไม่ลืมทำบัญชีเงินเดือนให้ครบทุกรายการ อย่างนี้จะช่วยลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ นอกจากนี้ถ้าหากกิจการรับรู้แล้วว่างานนี้เป็นงานที่ซับซ้อนและต้องใช้ความพิถีพิถันสูง โดยเฉพาะเมื่อกิจการเปิดใหม่ จึงควรระวังและใส่ใจในเรื่องนี้มากที่สุด

ดังนั้นการแก้ปัญหาที่ดีที่สุดคือการใช้บริการสำนักงานบัญชีในการดำเนินการทำบัญชีและส่งรายงานสรรพากร เพราะหากยื่นรายการช้าเกินกำหนดหรือไม่ยื่นรายงานจะถือว่ามีความผิดทางกฎหมาย