ใบสำคัญจ่ายคืออะไร? สำคัญอย่างไรในงานบัญชีของธุรกิจ

ใบสำคัญจ่ายคืออะไร?

ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) คือเอกสารที่ใช้ประกอบการจ่ายเงินในกิจการ โดยมักใช้ในรูปแบบของเอกสารภายในองค์กรที่จัดทำขึ้นเพื่อแสดงรายละเอียดการจ่ายเงินให้กับบุคคลภายนอกหรือพนักงาน เช่น การจ่ายค่าสินค้า ค่าบริการ ค่าเบี้ยเลี้ยง หรือค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่าง ๆ

ใบสำคัญจ่ายจึงเป็นหลักฐานสำคัญที่ใช้ในการควบคุมการจ่ายเงินขององค์กร และเป็นหนึ่งในเอกสารหลักของงานบัญชีที่ใช้ประกอบการบันทึกรายการในสมุดบัญชีทั่วไปหรือสมุดรายวันจ่าย

ทำไมใบสำคัญจ่ายจึงสำคัญในงานบัญชี?

เป็นหลักฐานทางการเงินที่ตรวจสอบได้

การจัดทำใบสำคัญจ่ายจะช่วยให้กิจการมีหลักฐานยืนยันในการจ่ายเงินแต่ละครั้ง ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้อนุมัติจ่าย จ่ายให้กับใคร เป็นจำนวนเท่าไร และเกี่ยวข้องกับรายการใด

ป้องกันการทุจริตในองค์กร

ใบสำคัญจ่ายที่มีลายเซ็นอนุมัติจากผู้มีอำนาจ จะช่วยลดความเสี่ยงในการจ่ายเงินโดยไม่ได้รับอนุญาต และสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการควบคุมภายใน

ใช้ประกอบการลงบัญชีอย่างถูกต้อง

เอกสารนี้จะถูกใช้เป็นหลักฐานรองรับในการบันทึกบัญชีรายจ่ายของกิจการ ซึ่งต้องแนบหลักฐานประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี เพื่อให้สอดคล้องกับหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร

ส่วนประกอบสำคัญของใบสำคัญจ่าย

1. หมายเลขใบสำคัญจ่าย

ใช้เพื่ออ้างอิงและจัดเก็บในระบบบัญชี เอกสารแต่ละใบต้องมีหมายเลขเฉพาะที่ไม่ซ้ำกัน

2. วันที่จ่ายเงิน

ระบุวันที่ที่มีการจ่ายเงินจริง เพื่อใช้ประกอบการลงบัญชีในงวดที่ถูกต้อง

3. รายละเอียดผู้รับเงิน

ต้องระบุชื่อ-นามสกุล หรือชื่อบริษัทของผู้รับเงิน พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)

4. รายการค่าใช้จ่าย

อธิบายว่าเป็นการจ่ายเพื่อวัตถุประสงค์ใด เช่น ค่าสินค้า ค่าเดินทาง ค่าที่พัก เป็นต้น

5. จำนวนเงิน

ต้องแสดงยอดเงินที่ชำระทั้งตัวเลขและตัวหนังสือ เพื่อป้องกันการแก้ไขภายหลัง

6. วิธีการชำระเงิน

เช่น ชำระเป็นเงินสด โอนผ่านบัญชีธนาคาร หรือเช็ค

7. รายชื่อผู้เกี่ยวข้อง

เช่น ผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติ พร้อมลงลายมือชื่อ

ตัวอย่างการใช้งานใบสำคัญจ่ายในธุรกิจจริง

1. บริษัทซื้อวัตถุดิบจากผู้จำหน่าย

เมื่อต้องชำระค่าวัตถุดิบ บริษัทจะออกใบสำคัญจ่ายแนบกับใบกำกับภาษี แล้วดำเนินการโอนเงินให้ผู้ขาย พร้อมบันทึกลงบัญชีค่าใช้จ่าย

2. พนักงานเบิกเงินเดินทาง

พนักงานที่เดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่จะยื่นคำขอเบิกค่าเดินทาง เมื่อฝ่ายบัญชีตรวจสอบและอนุมัติ ก็จะออกใบสำคัญจ่ายเพื่อทำการเบิกจ่าย

3. จ่ายค่าจ้างพนักงานชั่วคราว

หากมีการจ้างแรงงานชั่วคราวหรือฟรีแลนซ์ ฝ่ายบัญชีจะต้องจัดทำใบสำคัญจ่ายเพื่อเป็นหลักฐานในการจ่ายค่าตอบแทน

ความแตกต่างระหว่าง “ใบสำคัญจ่าย” กับ “ใบสำคัญรับ”

ใบสำคัญจ่ายกับการตรวจสอบภาษีของกรมสรรพากร

กรมสรรพากรอาจขอเรียกตรวจใบสำคัญจ่ายในกรณีที่มีการตรวจสอบภาษี เช่น ภาษีเงินได้นิติบุคคล หรือภาษีมูลค่าเพิ่ม เพื่อดูว่าการบันทึกค่าใช้จ่ายของกิจการมีหลักฐานถูกต้องหรือไม่

หากไม่มีใบสำคัญจ่ายหรือจัดทำไม่ถูกต้อง อาจทำให้บริษัทไม่สามารถหักค่าใช้จ่ายได้เต็มจำนวน และส่งผลต่อภาษีที่ต้องชำระ

เคล็ดลับในการจัดทำใบสำคัญจ่ายให้ถูกต้อง

1. ใช้แบบฟอร์มมาตรฐานของกิจการ
2. ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารประกอบก่อนจ่ายเงิน
3. ลงลายมือชื่อผู้มีอำนาจอนุมัติทุกครั้ง
4. เก็บสำเนาใบสำคัญจ่ายไว้อย่างเป็นระบบ และจัดหมวดหมู่ตามประเภทค่าใช้จ่าย
5. หากใช้ระบบบัญชีออนไลน์ ให้แนบเอกสารสำคัญในระบบเพื่อความสะดวกในการตรวจสอบย้อนหลัง

โปรแกรมบัญชีที่รองรับการจัดทำใบสำคัญจ่าย

ในยุคดิจิทัล ธุรกิจจำนวนมากหันมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่สามารถออกใบสำคัญจ่ายได้อัตโนมัติ เช่น:

• FlowAccount
• PEAK
• QuickBooks
• Zoho Books
• Express

การใช้โปรแกรมช่วยลดข้อผิดพลาดในการจัดทำเอกสาร และช่วยให้บัญชีมีความถูกต้องและโปร่งใสมากยิ่งขึ้น

สรุป

ใบสำคัญจ่าย เป็นเอกสารที่มีความสำคัญในด้านการเงินและบัญชีของธุรกิจทุกประเภทในประเทศไทย ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วน หรือกิจการเจ้าของคนเดียว การมีระบบจัดทำใบสำคัญจ่ายที่ดี ไม่เพียงแต่ช่วยควบคุมการใช้จ่าย แต่ยังช่วยให้การตรวจสอบภายในและการยื่นภาษีเป็นไปอย่างราบรื่น

สำนักงานบัญชี สอบถามทำบัญชี ตรวจสอบบัญชี ติดต่อเรา

• สถานที่ : 1239/144 หมู่บ้าน เดอะ มิราเคิล ซอยเพชรเกษม 63 แขวงหลักสอง เขตบางแค กรุงเทพมหานคร 10160
• เบอร์โทร : 082-441-6529
• Email : pm.audit.acc@gmail.com
• LINE : @pmac
• เว็บไซต์ : pmaccounting.net