บิลเงินสดคืออะไร? การใช้บิลเงินสดในบัญชีและภาษีของธุรกิจในประเทศไทย
บิลเงินสด คืออะไรในโลกของธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจ SME ร้านค้า หรือธุรกิจที่ซื้อขายหน้าร้าน การออกบิลเงินสด (Cash Bill) เป็นเรื่องที่พบได้บ่อยและเป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชีที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะเป็นเอกสารที่ใช้แสดงการรับชำระเงินสดจากลูกค้า แต่หลายคนอาจยังไม่เข้าใจถึงความแตกต่างระหว่างบิลเงินสดกับใบเสร็จรับเงิน หรือผลกระทบทางภาษีและบัญชีหากใช้ไม่ถูกต้อง
บทความนี้จะอธิบายให้คุณเข้าใจอย่างละเอียดเกี่ยวกับบิลเงินสด ครอบคลุมทั้งการใช้งาน การจัดเก็บ และข้อควรระวังต่างๆ
หัวข้อ
บิลเงินสดคืออะไร?
บิลเงินสดคือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ลูกค้าเมื่อได้รับเงินสดทันทีจากการขายสินค้า หรือบริการ บิลนี้แสดงรายละเอียดของรายการสินค้า จำนวนเงิน และวันที่รับเงิน โดยทั่วไปมักจะใช้กับธุรกิจที่ไม่มีการออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ
องค์ประกอบของบิลเงินสด
- ชื่อผู้ขาย / ชื่อร้าน
- ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)
- หมายเลขบิล / เลขที่ใบเสร็จ
- วันที่ออกบิล
- รายละเอียดสินค้า หรือบริการ
- จำนวนเงิน (รวมภาษีหรือไม่รวมขึ้นอยู่กับรูปแบบ)
- ลายเซ็นผู้มีอำนาจ
บิลเงินสดต่างจากใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีอย่างไร?
| ประเภทเอกสาร | รายละเอียด | ใช้ในการยื่นภาษีได้หรือไม่? |
|---|---|---|
| บิลเงินสด | เอกสารรับเงินทั่วไป | ไม่สามารถใช้เป็นภาษีซื้อได้ |
| ใบเสร็จรับเงิน | ใช้ยืนยันว่ารับเงินแล้ว | เฉพาะยืนยันการชำระเงิน |
| ใบกำกับภาษีเต็มรูป | มีภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แสดงชัด | ใช้หักภาษีซื้อได้ |
สรุป : หากธุรกิจของคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การใช้ “ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ” จะเหมาะสมมากกว่าการใช้บิลเงินสด เพราะจะสามารถใช้หักภาษีซื้อ-ขายได้อย่างถูกต้อง
การใช้บิลเงินสดอย่างถูกต้องตามหลักบัญชี
ใครบ้างที่สามารถออกบิลเงินสดได้?
การออกบิลเงินสดสามารถทำได้โดยผู้ประกอบการหรือธุรกิจที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งส่วนใหญ่มักเป็นกลุ่มธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ให้บริการรายย่อย เช่น
- ร้านค้าทั่วไป เช่น ร้านขายของชำ
- ร้านอาหาร หรือร้านเสริมสวย
- ผู้ให้บริการอิสระที่รับเงินสดทันที เช่น ช่างซ่อม บริการส่งของ ฯลฯ
การออกบิลเงินสดควรมีรายละเอียดครบถ้วน ได้แก่ วันที่ ชื่อผู้ซื้อ รายการสินค้า/บริการ จำนวนเงิน และลายเซ็นของผู้ขาย เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกรายรับได้อย่างถูกต้อง
การบันทึกบัญชีจากบิลเงินสด
เมื่อมีการออกบิลเงินสด ธุรกิจควรบันทึกรายการเป็นรายรับผ่านระบบบัญชี โดยจำแนกตามประเภทของรายได้ เพื่อสะท้อนรายได้จริงได้ชัดเจนและตรวจสอบได้ในภายหลัง ตัวอย่างหมวดหมู่รายได้ เช่น
- รายได้จากการขายสินค้า
- รายได้จากการให้บริการ
- รายได้อื่นๆ (เช่น ค่าปรับ ค่าธรรมเนียม ฯลฯ)
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี (ระบบเงินสด)
| บัญชี | เดบิต | เครดิต |
| เงินสด | 1,000 บาท | |
| รายได้จากการขาย | 1,000 บาท |
ในตัวอย่างนี้การรับเงินสดจากลูกค้า 1,000 บาทจะถูกบันทึกเป็น “เดบิต” ที่บัญชีเงินสด และ “เครดิต” ที่บัญชีรายได้จากการขาย เพื่อให้ตรงตามหลักบัญชีคู่ (Double Entry Accounting)
ความเสี่ยงและข้อควรระวังในการใช้บิลเงินสด
แม้บิลเงินสดจะใช้ง่ายและสะดวก แต่ก็มีข้อจำกัดหลายประการ
- ไม่สามารถนำไปหักภาษีซื้อได้
- ไม่มีผลทางภาษีหากไม่แสดงในรายงานบัญชี
- อาจโดนตรวจสอบจากกรมสรรพากร หากมีการออกจำนวนมากผิดปกติ
ข้อแนะนำ : ถ้าคุณมีธุรกิจที่มีรายได้สูง หรือมีการขายจำนวนมาก ควรพิจารณาออกใบกำกับภาษีอย่างถูกต้องแทนการใช้บิลเงินสด
วิธีจัดเก็บบิลเงินสดอย่างเป็นระบบ
การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบมีความสำคัญเพื่อใช้ตรวจสอบย้อนหลัง และยื่นภาษี
เคล็ดลับในการจัดเก็บ
- ใช้แฟ้มแยกตามเดือนหรือประเภทของรายได้
- ทำสำเนาเก็บไว้ในรูปแบบดิจิทัล
- บันทึกเลขที่บิล และวันที่ไว้ในโปรแกรมบัญชีหรือ Excel
- ตรวจสอบความครบถ้วนก่อนส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี
ซอฟต์แวร์และเครื่องมือช่วยออกบิลเงินสด
ในปัจจุบันมีโปรแกรมและแอปที่ช่วยในการออกบิลเงินสดให้ดูเป็นมืออาชีพ เช่น
- FlowAccount
- PEAK
- QuickBooks (สำหรับผู้ที่ใช้ระบบบัญชีเต็มรูปแบบ)
- โปรแกรม Excel แบบกำหนดเอง
คำถามที่พบบ่อย?
ออกบิลเงินสดได้หรือไม่ หากไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี?
สามารถออกบิลเงินสดได้! หากกิจการยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และไม่ได้อยู่ในเกณฑ์ที่ต้องออกใบกำกับภาษี แต่เพื่อความน่าเชื่อถือและความถูกต้องในการบันทึกบัญชี แนะนำให้ระบุชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลของผู้ซื้อให้ครบถ้วนเท่าที่สามารถทำได้
ต้องเก็บบิลเงินสดไว้นานแค่ไหน?
ตามพระราชบัญญัติการบัญชี กำหนดให้ผู้ประกอบการต้องเก็บเอกสารทางบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับตั้งแต่สิ้นรอบบัญชี ซึ่งรวมถึงบิลเงินสด ใบเสร็จ และเอกสารประกอบรายรับรายจ่าย เพื่อใช้ในการตรวจสอบของหน่วยงานภาครัฐหากจำเป็น
สามารถใช้บิลเงินสดเป็นหลักฐานยื่นขอสินเชื่อได้หรือไม่?
การใช้บิลเงินสดเป็นหลักฐานยื่นสินเชื่อขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละธนาคาร โดยทั่วไปธนาคารจะพิจารณาจากรายรับที่สามารถตรวจสอบได้จริง เช่น รายการเดินบัญชีธนาคาร (Statement) หากบิลเงินสดมีการจัดทำอย่างเป็นระบบ และมีการบันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง ก็สามารถช่วยเสริมความน่าเชื่อถือในการพิจารณาสินเชื่อได้
สรุป
บิลเงินสดเป็นเอกสารพื้นฐานที่มีบทบาทสำคัญในการจัดการรายรับของธุรกิจ แม้จะไม่สามารถใช้ในการหักภาษีมูลค่าเพิ่มได้ แต่ก็ถือเป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชีที่ควรดูแลอย่างรอบคอบ หากมีการจัดทำอย่างถูกต้อง พร้อมกับการบันทึกบัญชีและเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ จะช่วยเสริมความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ และลดความเสี่ยงในการตรวจสอบจากหน่วยงานภาครัฐ
PM Accounting พร้อมให้บริการด้านบัญชีอย่างครบวงจร เพื่อให้ธุรกิจของคุณเดินหน้าได้อย่างมั่นใจและถูกต้องตามกฎหมาย
ติดต่อเรา
- สถานที่ : 1239/144 หมู่บ้าน เดอะ มิราเคิล ซอยเพชรเกษม 63
- เบอร์โทร : 082-441-6529
- Email : pm.audit.acc@gmail.com
- LINE : @pmac
- เว็บไซต์ : pmaccounting.net
บทความที่เกี่ยวข้อง
