เตรียมปิดงบการเงินประจำปี 2567

งบการเงินเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจ เพราะเป็นเอกสารที่สะท้อนผลประกอบการ รายได้ ค่าใช้จ่าย และสถานะทางการเงินของกิจการในรอบบัญชีที่ผ่านมา ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเข้าใจว่าบริษัทของตนมีกำไรหรือขาดทุนเท่าไร มีสภาพคล่องทางการเงินเพียงพอหรือไม่ และมีภาระภาษีที่ต้องจ่ายเท่าไร

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ประกอบการรายเล็กหรือเจ้าของกิจการขนาดใหญ่ การจัดทำงบการเงินอย่างถูกต้องและเป็นระบบจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนการเงินได้อย่างแม่นยำ ใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีได้อย่างเต็มที่ และลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดทางบัญชีและภาษี

บทความนี้จะพาคุณไปเรียนรู้เกี่ยวกับความสำคัญของงบการเงิน การเตรียมเอกสารที่จำเป็น วิธีการบันทึกรายรับรายจ่าย รวมถึงเคล็ดลับการจัดการบัญชีให้เป็นระบบ เพื่อให้ธุรกิจของคุณเติบโตอย่างมั่นคงและมีความพร้อมในทุกด้านของการดำเนินงาน

หัวข้อ

ทำไมต้องจัดทำงบการเงิน?

งบการเงินคือภาพรวมของธุรกิจในรูปแบบตัวเลขที่เป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นแล้ว ที่จะบอกสถานะต่างๆของกิจการ

ธุรกิจของคุณมีกำไรหรือขาดทุนเท่าไร?
มีเงินหมุนเวียนเพียงพอหรือไม่?
มีทรัพย์สินและหนี้สินเท่าไร?
กิจการต้องจ่ายภาษีเท่าไร?

เริ่มต้นอย่างไร? เตรียมอะไรบ้าง?

1. เอกสารพื้นฐานที่ต้องเก็บ (สำหรับทุกธุรกิจ)

📝 สมุดบันทึกรายรับ-รายจ่าย

จดทุกครั้งที่มีเงินเข้า-ออก
ระบุวันที่ จำนวนเงิน และรายละเอียด
แยกเงินส่วนตัวออกจากเงินธุรกิจชัดเจน

📑 ใบเสร็จและใบกำกับภาษี

เก็บทุกใบ ทั้งรับและจ่าย
สำเนาหรือถ่ายรูปเก็บไว้ เพื่อกันใบเสร็จเลือน
จัดเรียงตามวันที่

💳 สำเนาบัญชีธนาคาร

ปริ้นสำเนาทุกบัญชีที่ใช้ในธุรกิจ
เช็คยอดให้ตรงกับสมุดบันทึก
เก็บหลักฐานการโอนเงิน

2. เอกสารเพิ่มเติมตามประเภทธุรกิจ

ร้านค้า (ค้าปลีก/ค้าส่ง)

บัญชีสต็อกสินค้า: จดว่ามีสินค้าอะไรเหลือกี่ชิ้น
ใบสั่งซื้อสินค้า: เก็บไว้ดูประวัติการสั่งซื้อ
รายงานตรวจนับสินค้า: นับสินค้าจริงทุกเดือน

ตัวอย่างบัญชีสต็อกอย่างง่าย:

สินค้า A: 50 ชิ้น @ 100 บาท = 5,000 บาท
สินค้า B: 30 ชิ้น @ 150 บาท = 4,500 บาท
รวมมูลค่าสินค้าคงเหลือ = 9,500 บาท

ร้านบริการ (เช่น ร้านเสริมสวย สปา)

ตารางนัดลูกค้า: บันทึกรายได้แต่ละครั้ง
บันทึกค่าใช้จ่ายวัสดุสิ้นเปลือง: โดยบันทึกจากการเบิก โดยกลุ่มที่เป็นพวกวัสดุสิ้นเปลือง เช่น แชมพู ครีมนวด
สัญญาบริการ: กรณีรับงานระยะยาว พร้อมทั้งติดอากรแสตมป์

โรงงานผลิต

บันทึกต้นทุนวัตถุดิบ: ราคาซื้อและปริมาณที่ใช้
บันทึกค่าแรงงาน: ทั้งรายวันและรายเดือน
บันทึกค่าใช้จ่ายในการผลิต: เช่น ค่าไฟ ค่าน้ำ

วิธีจดบันทึกรายการประจำวัน

1. รายรับ (เงินที่ได้รับ)

✅ ต้องบันทึก:

เงินจากการขายสินค้า/บริการ
เงินมัดจำจากลูกค้า
ดอกเบี้ยรับ
เงินคืนภาษี

❌ ไม่ต้องบันทึก:

เงินส่วนตัวที่นำมาใช้ในธุรกิจ
เงินกู้จากธนาคาร
เงินทอน

2. รายจ่าย (เงินที่จ่ายออกไป)

✅ ต้องบันทึก:

ค่าสินค้าหรือวัตถุดิบ
ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ
เงินเดือนพนักงาน
ค่าโฆษณา
ค่าขนส่ง

❌ ไม่ต้องบันทึก:

ค่าใช้จ่ายส่วนตัว
เงินปันผลจ่ายให้ผู้ถือหุ้น

การแยกประเภทค่าใช้จ่ายเพื่อลดภาษี

ค่าใช้จ่ายที่นำไปลดภาษีได้

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ

ค่าวัตถุดิบ
ค่าจ้างพนักงาน
ค่าเช่าร้าน
ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์
ค่าโฆษณา
ค่าซ่อมแซมอุปกรณ์

ค่าใช้จ่ายเพื่อการลงทุน

ค่าเครื่องจักร
ค่าคอมพิวเตอร์
ค่าตกแต่งร้าน
(หักค่าเสื่อมราคาตามระยะเวลา)

ค่าใช้จ่ายที่นำไปเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีไม่ได้

ค่าปรับอาญา ค่าเบี้ยปรับ เงินเพิ่ม ของกรมสรรพากร
ค่าใช้จ่ายส่วนตัว
เงินบริจาคที่เกินกว่ากฎหมายกำหนด
ค่าเลี้ยงรับรองเกินกำหนด
รายการใช้จ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน

วิธีคำนวณกำไร-ขาดทุนอย่างง่าย

รวมรายได้ทั้งหมด

ขายสินค้า/บริการ
รายได้อื่นๆ จากธุรกิจ

หักค่าใช้จ่ายทั้งหมด

ต้นทุนสินค้า/บริการ โดยปกติต้นทุนสินค้าคิดเฉพาะรายการที่ได้จำหน่ายไปแล้วเท่านั้น
ค่าดำเนินการต่างๆ

ผลต่าง = กำไร(ขาดทุน)

ตัวอย่าง:

รายได้รวม: 100,000 บาท
หัก ค่าใช้จ่ายรวม: 70,000 บาท
กำไร = 30,000 บาท

กำหนดการสำคัญที่ต้องทำ

รายเดือน

บันทึกรายรับ-รายจ่าย
กระทบยอดบัญชีธนาคาร
ตรวจนับสินค้าคงเหลือ
จ่าย VAT (ถ้ามี)

รายปี

ปิดบัญชีภายใน 150 วันหลังสิ้นปี
ยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
ยื่นแบบเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล

เคล็ดลับการจัดการเอกสาร

จัดระเบียบเอกสาร

แยกแฟ้มตามประเภท: รายรับ/รายจ่าย
เรียงตามวันที่
ทำดัชนีเอกสารง่ายๆ

ใช้เทคโนโลยีช่วย

ถ่ายรูปใบเสร็จเก็บไว้
ใช้แอพบันทึกรายรับ-รายจ่าย
สำรองข้อมูลสม่ำเสมอ

ตรวจสอบประจำ

เช็คความครบถ้วนทุกสัปดาห์
กระทบยอดกับบัญชีธนาคารทุกเดือน
ปรึกษานักบัญชีเมื่อมีข้อสงสัย

สัญญาณเตือนที่ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ

🚩 ควรปรึกษานักบัญชีเมื่อ:

มีรายการซับซ้อนที่ไม่แน่ใจ
ต้องการวางแผนภาษี
มีการซื้อ-ขายทรัพย์สินมูลค่าสูง
มีการกู้ยืมเงินจำนวนมาก
มีการขยายกิจการ

คำแนะนำ

เก็บเอกสารให้ครบ ดีกว่าตามหาทีหลัง
แยกบัญชีส่วนตัวออกจากธุรกิจชัดเจน
ทำบัญชีให้เป็นปัจจุบัน อย่าทิ้งค้าง
สงสัยอะไรให้ปรึกษาสำนักงานบัญชีที่ดูแลโดยตรง

สรุป

การเตรียมปิดงบการเงินประจำปีเป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถประเมินผลการดำเนินงาน วางแผนภาษี และตรวจสอบสถานะทางการเงินได้อย่างถูกต้อง โดยผู้ประกอบการควรจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น สมุดบันทึกรายรับ-รายจ่าย ใบเสร็จรับเงิน และสำเนาบัญชีธนาคาร พร้อมบันทึกข้อมูลทางการเงินให้ครบถ้วนและถูกต้องตามประเภทของธุรกิจ เช่น การจัดการสต็อกสินค้าในธุรกิจค้าปลีก การบันทึกค่าใช้จ่ายวัสดุในธุรกิจบริการ และการคำนวณต้นทุนการผลิตในโรงงาน นอกจากนี้ การแยกประเภทค่าใช้จ่ายและใช้สิทธิลดหย่อนภาษีให้ครบถ้วนเป็นสิ่งที่ช่วยลดภาระภาษีและป้องกันปัญหาทางการเงินในอนาคต